Un événement imaginé par
Assistant·e Bilingue anglais/français (CDI)
Description
Votre mission
L'Institut Laue-Langevin (ILL), implanté à Grenoble, est un centre international de recherche scientifique, leader européen en sciences neutroniques qui accueille chaque année plus de 2000 visites de scientifiques qui viennent réaliser des expériences de haut niveau.
La Division Projets et Techniques, dont la mission est d'assurer le développement et le support technique des instruments scientifiques, recherche un·e Assistant·e bilingue anglais et français.
Vos fonctions
Vous et une autre assistante participez au bon fonctionnement des services et unités hautement techniques de la Division en assurant la gestion administrative de ces derniers. Vos missions et responsabilités, pour différents managers, sont les suivantes :
• Prendre des notes détaillées, rédiger des comptes rendus et mettre en forme des documents importants en anglais et en français ;
• Planifier et organiser des réunions ou évènements (séminaires, colloques, etc.) ;
• Administrer les réservations de voyages et les demandes de remboursement ;
• Préparer les visites des personnes extérieures (planning et autorisations) ; accueillir les nouveaux arrivants ;
• Servir d’intermédiaire entre les interlocuteurs internes et externes ;
• Effectuer les tâches de secrétariat classique ;
• Gérer le contenu des pages internet des services, évènements et projets ;
• Gérer le suivi des demandes d’achats du Service Aménagement & Entretien (assistance du chef de service pour l’établissement des appels d’offres, création des demandes d’achats, préparer les interventions des prestataires)
• Gérer le suivi administratif des contrats de maintenance
• Réalisation de devis et organisation de ventes ou prestations externes
Votre profil
• Diplôme de niveau BAC+2 (type DUT ou BTS) en secrétariat et/ou en assistanat bilingue (ou équivalent);
• Vous avez une excellente maîtrise de l’anglais et du français à l’oral comme à l’écrit ; la connaissance de l’allemand serait un atout ;
• Expérience de 5 années minimum dans un contexte technique et/ou scientifique utilisant l’anglais comme langue de travail ;
• Maîtrise des logiciels de bureautique (en particulier MS Office) et aisance avec des outils de gestion de pages internet et d’images ;
• Excellentes capacités à organiser, mener plusieurs tâches de fond et prioriser ;
• Souci du détail et aptitude à résoudre les problèmes ;
• Solides compétences en relations interpersonnelles et en communication ;
